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Notre énoncé de confidentialité

Chez Scouts Canada, nous nous engageons à respecter la vie privée de nos membres, de nos donateurs et des participants non membres, et nous appliquons une politique générale transparente en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.

L’objectif de cet énoncé de confidentialité est de vous renseigner sur les pratiques de Scouts Canada relativement à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels que nous pourrions avoir en notre possession lorsque vous remplissez un formulaire de Scouts Canada, lorsque vous fournissez des renseignements pour participer à l’un de nos évènements ou sur notre site Web. En remplissant le formulaire en votre nom ou au nom de votre fils, de votre fille ou de votre enfant en tutelle, en participant à nos évènements ou en utilisant notre site Web, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) et, si tel est le cas, des renseignements personnels de votre fils, de votre fille ou de votre enfant en tutelle conformément aux conditions suivantes.
L’énoncé de confidentialité vous renseigne également sur la façon dont vous pouvez nous contacter si vous avez des questions sur comment effectuer un changement ou comment supprimer tout renseignement que Scouts Canada pourrait avoir sur vous ou, si tel est le cas, sur votre fils, votre fille ou votre enfant en tutelle. Nous vous recommandons fortement de prendre le temps de lire cet énoncé de confidentialité et de le conserver pour consultations ultérieures.

Renseignements personnels

Aux fins du présent énoncé de confidentialité, les « renseignements personnels » sont définis comme les renseignements personnels d’un individu identifiable, mais ne comprennent pas le nom, le titre ni l’adresse au travail ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

Quels renseignements personnels recueillons nous?

Scouts Canada recueille des renseignements personnels afin de filtrer les demandes d’adhésion et les demandes de participation des non-membres, dans le but d’offrir des activités et des évènements sécuritaires pour les membres de Scouts Canada. Ces renseignements comprennent ce qui suit, sans y être limités : coordonnées (nom, adresse, adresse courriel, numéros de téléphone), âge, compétences et scolarité, expérience bénévole, preuve d’identité (comme une signature), vérification du casier judiciaire, références et renseignements sur la condition médicale, allergies et médicaments.

Scouts Canada recueille également les renseignements financiers (tel que les renseignements de carte de crédit et les renseignements bancaires sur les chèques personnels) des membres, des donateurs et des acheteurs de maïs soufflé ou autres produits de Scouts Canada.

Sur les formulaires de concours, nous pourrions demander le prénom, le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du participant. Ces renseignements personnels sont seulement recueillis, utilisés et divulgués dans le but de remettre les prix du concours.

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels recueillis par Scouts Canada ou ses représentants sont seulement utilisés à des fins liées au scoutisme. Scouts Canada utilise vos renseignements personnels pour faciliter la communication des membres entre chaque groupe et pour communiquer avec vous par le biais de courriel, de bulletin, d’annonces sur les nouveaux évènements et les nouvelles occasions et pour des collectes de fonds. Scouts Canada utilise les renseignements liés à vos compétences, votre expérience de travail et de bénévolat afin de bien mettre à profit vos talents dans notre organisation. Scouts Canada utilise vos renseignements médicaux afin de s’assurer de réagir adéquatement en cas de situations d’urgence lors d’une activité ou d’un évènement. Scouts Canada utilise vos renseignements financiers seulement pour effectuer une transaction.

Scouts Canada gère une base de données de renseignements des membres qui sert à tenir à jour les coordonnées, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, le statut des membres et un bref historique de votre participation dans l’organisation. Seuls les employés et les membres de Scouts Canada qui ont un besoin légitime de consulter ces renseignements peuvent accéder à la base de données. Chaque membre se fait assigner un numéro de membre unique, et vous pouvez accéder à votre dossier au bureau de votre conseil local pour vérifier son exactitude. Veuillez consulter la section ci dessous pour obtenir plus de détails sur la correction et la mise à jour de vos renseignements.

Veuillez adresser vos questions concernant l’utilisation de vos renseignements personnels par Scouts Canada à helpcentre@scouts.ca ou au bureau de votre conseil local ou au bureau national.

Divulgation de vos renseignements personnels

Scouts Canada ne divulgue pas vos renseignements personnels à des individus, des organisations ou des compagnies autres que Scouts Canada en aucun temps et pour aucune raison, sauf avec votre consentement ou si exigé ou autorisé par la loi.

Scouts Canada pourrait partager des renseignements personnels avec un tiers parti que nous avons engagé pour nous aider à vous offrir des services ou aux fins décrites ci-dessus. Il est interdit pour les prestataires de services d’utiliser ces renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été engagés. Ils sont tenus de protégés les renseignements personnels divulgués par Scouts Canada et doivent également adhérer aux principes de confidentialité comme décrits dans le présent énoncé. En de rares occasions, des renseignements personnels pourraient être transférés à l’extérieur du Canada. Dans ces cas, les renseignements seront sujets aux lois et règlements des autorités de l’endroit où les renseignements sont transférés.

Scouts Canada se réserve le droit de divulguer des renseignements personnels à un tiers parti si une loi, un règlement, un mandat de perquisition, une citation à comparaître ou un ordre de la cour l’exige ou nous autorise à le faire.

Connaissance et consentement

Scouts Canada recueille des renseignements personnels en votre nom, ou si tel est le cas, au nom de votre fils, de votre fille ou de votre enfant en tutelle seulement lorsque vous le faite volontairement. Habituellement, nous vous demanderons votre consentement pour l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels lorsque nous recueillons ces renseignements. Dans certains cas, nous pourrions demander votre consentement après que nous allions recueillis ces renseignements, mais avant l’utilisation (par exemple, si nous souhaitons utiliser ces renseignements à des fins qui n’ont pas été préalablement identifiées).

La forme de consentement que nous recueillerons, à savoir si elle est exprimée clairement ou de façon implicite, dépendra largement de la nature délicate des renseignements et des attentes raisonnables des individus dans les circonstances. Lorsque vous remplissez un formulaire de Scouts Canada, par exemple, vous nous permettez implicitement d’utiliser ces renseignements aux fins pour lesquelles vous remplissez le formulaire.

Scouts Canada garde un dossier de l’historique des membres au sein de l’organisation, notamment de leur participation aux activités et aux évènements de Scouts Canada. En vous joignant à Scouts Canada, vous acceptez que nous gardions ce dossier. Ainsi, si vous n’êtes plus membre et que vous décidez plus tard de vous joindre de nouveau au mouvement, Scouts Canada aura toujours votre historique de membre dans ses dossiers. Nous n’utiliserons pas ces renseignements à d’autres fins sans votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à n’importe quel moment, sous réserve des restrictions légales (telles que des renseignements conservés pour protéger Scouts Canada de toutes responsabilités) et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez envoyer un courriel à helpcentre@scouts.ca ou communiquez avec le bureau de votre conseil local ou le bureau national. Nous vous informerons des conséquences du retirement de votre consentement selon le cas.

Scouts Canada n’exige pas comme condition de participation, que vous consentiez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels

Scouts Canada fait tous les efforts nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels que vous nous fournissez ne sont pas perdus et sont à l’abri de tout accès non autorisé. Cette protection s’applique aux renseignements électroniques et papier. L’accès à vos renseignements est réservé aux membres et aux employés autorisés. De plus, Scouts Canada a habituellement recours à des techniques reconnues de sécurité de l’information comme des pare feu, des procédures de restriction d’accès et de la cryptographie pour ne pas perdre vos renseignements personnels et pour les protéger.

Collecte de vos renseignements personnels

Scouts Canada conservera vos renseignements personnels pour le temps nécessaire à la raison de sa collecte. Dans certains cas, Scouts Canada doit conserver vos renseignements personnels plus longtemps, afin de protéger Scouts Canada de toutes responsabilités en cas de différend. À moins que vous ne demandiez explicitement que votre consentement soit retiré, nous conserverons votre nom et votre historique de membre même si vous n’êtes plus un membre actif pour que nous puissions archiver votre dossier et conserver ces renseignements si vous décidiez de vous réinscrire. Tout autre renseignement sera détruit lorsque vous n’êtes plus un membre actif, ou avant si l’information n’est plus pertinente aux fins pour lesquelles elle avait été recueillie.

Site Web

Si vous visitez le site Web de Scouts Canada et que vous ne fournissez pas délibérément des renseignements personnels, Scouts Canada mémorise quand même certains renseignements automatiquement lors de l’ouverture d’un fichier texte appelé un « témoin » dans le répertoire de votre navigateur du disque dur de votre ordinateur. Le témoin peut seulement être lu par le site Web qui a mis ces témoins en place. Si vous choisissez de modifier votre navigateur afin de désactiver les témoins, certaines pages du site Web pourraient ne pas fonctionner.

Scouts Canada recueille et conserve seulement les renseignements suivants lors de votre visite sur notre site Web :

1. Le domaine Internet avec lequel vous avez accédé au site de Scouts Canada;
2. Le type de navigateur et de système d’exploitation que vous utilisez;
3. La date et l’heure de votre visite;
4. Les pages que vous avez consultées sur le site Web de Scouts Canada;
5. L’adresse du site Internet auquel vous avez accédé à partir du site Web de Scouts canada, si tel est le cas.

Scouts Canada utilise cette information pour compter le nombre de visiteurs sur les différentes pages Web de Scouts Canada afin de rendre le site plus pratique pour nos membres et nos visiteurs. Vous devriez savoir que les opérateurs des sites Web liés au nôtre pourraient également recueillir ces renseignements personnels (notamment l’information générée par les témoins) lorsque vous accédez à leur site Web. Scouts Canada n’est pas responsable de la façon dont ces tiers partis recueillent, utilisent ou divulguent vos renseignements personnels. Il est donc important que vous preniez compte de leurs politiques en matière de confidentialité avant de leur transmettre vos renseignements personnels.

Changements apportés à l’énoncé de confidentialité

Scouts Canada se réserve le droit de modifier son énoncé de confidentialité en tout temps. L’énoncé de confidentialité affiché sur le site Web de Scouts Canada devrait être considéré comme l’énoncé de confidentialité en vigueur. Vous pouvez vous procurer une copie de l’énoncé de confidentialité actuel en écrivant au helpcentre@scouts.ca ou en communiquant avec le bureau de votre conseil ou le bureau national.

Correction et mise à jour de vos renseignements

Vous pouvez nous aider à maintenir à jour vos renseignements personnels ou les renseignements personnels de votre fils, de votre fille ou de votre enfant en tutelle en nous avertissant de tout changement. Vous pouvez communiquer avec le bureau de votre conseil pour demander l’accès, la correction ou la mise à jour de vos renseignements personnels. Les membres peuvent également effectuer ces changements en accédant à leur profil sur le site Web myscouts.ca.

Contactez-nous

Si vous avez des questions au sujet de l’énoncé de confidentialité de Scouts Canada ou si vous avez des raisons de croire que Scouts Canada n’a pas respecté le présent énoncé de confidentialité, vous pouvez nous contacter à helpcentre@scouts.ca 1345 chemin Baseline Road, Ottawa (Ontario) K2C 0A7, téléphone 613-224-5134.

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